Factures d’entreprises : 7 astuces pour éviter les retards de paiement et les factures impayées

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En France les retards de paiement ont coûté quelques 19 Mds d’euros aux TPE et PME en 2018. Une situation difficile à tenir pour ces dernières qui sont chaque année 25% à déposer le bilan à cause de cette pratique encore trop répandue. Sans parler des factures impayées !

Pour autant la croissance et l’emplois reposent en majorité sur les TPE et PME puisqu’elles représentent selon l’INSEE 95% du tissu des entreprises en France.

Comment se prémunir des risques de retard ou d’absence de paiement que peut engendrer un contrat ? Nous avons répertorié 7 réflexes simples à avoir avant chaque début de mission, pour vous permettre de vous concentrer sur votre activité et non sur la relance de vos factures impayées .

1. Vérifiez la solvabilité de vos clients  

Cette étape peut sembler anodine mais en réalité elle est primordiale avant toute négociation de mission ou de contrat.

En réalité très peu d’entreprises pensent à cette vérification simple et pas ou peu coûteuse. Cela vous évitera de vous retrouver face un à client en incapacité de vous régler.

Vous pouvez vérifier la solvabilité de vos futurs clients en vous rendant sur des sites comme TradeScore, Infogreffe ou Societe.com. Munissez-vous d’informations comme le SIREN de la société et vous aurez accès aux informations sur les gérants et aux derniers comptes publiés (cette information n’est pas obligatoire mais très souvent renseignée) notamment.

C’est un bon début pour éviter les risques de factures impayées !

2. Contrats, devis signés… : ne négligez pas les documents juridiques ✍

Le devis est le premier pas vers la formalisation d’un contrat commercial qui vous liera avec votre client. En cas de contestation vous pourrez toujours revenir à ce devis signé (c’est primordial !) ou, mieux encore, à votre contrat.

Ne négligez pas l’investissement que vous mettrez dans la rédaction d’un contrat par un avocat, cela vous fera gagner du temps et de l’argent en cas de conflit. Même si le devis signé peut suffire dans certains cas, veillez à bien y mentionner les conditions de paiement de la facture et les pénalités en cas de recouvrement

Les lettres de mission, les bons de commandes, sont aussi des documents qui peuvent être recevables en cas de litiges.

Enfin, à la fin de la prestation il est recommandé de faire signer un bon de livraison qui garantit que ce qui a été délivré correspond bien à la commande initiale. Cela vous évitera de vous exposer à d’éventuels changement d’avis de vos clients après avoir fourni le travail commandé.

3. Demandez un acompte

Lorsque votre client passe commande, pensez à lui demander un acompte. C’est une pratique très répandue chez les grandes entreprises, et encore trop peu pratiquée par les TPE et PME.

Vous déterminez un pourcentage de la facture que votre client vous versera avant le début de votre prestation. Ainsi cela vous garantie de la trésorerie en même temps que la solvabilité du client ! Un montant de 20 à 50% est habituellement demandé dans des industries comme le spectacle vivant, le conseil ou la publicité.

Un autre avantage non négligeable est que cette avance de fonds vous permettra de régler tout ou partie de la commande fournisseur correspondant, et ainsi de limiter ainsi votre avance de trésorerie.

A la fin de la prestation vous n’aurez qu’à déduire cet acompte. Simple et sécurisant pour vous !

4. Échelonnez les factures en fonction de l’avancement de la prestation

Demandez des paiements au fur et à mesure de votre prestation (par étape de la prestation ou au fur et à mesure que vous fournissez certains livrables). Cela permet au client de régler petit à petit et en plusieurs fois la prestation. En cas d’impayé, vous pouvez stopper la prestation en cours, et vous centrer sur des projets où vous êtes payés !

Gardez en mémoire que 25% des TPE et PME mettent la clef sous la porte pour des raisons de trésorerie : si votre client à du mal à payer, mieux vaut le laisser régler ses problèmes de trésorerie. Il reviendra vers vous pour terminer la prestation commencée une fois remis à flots.

5. Proposer le règlement multi-échéances

Votre client peut préférer payer en plusieurs fois. Une alternative à l’échelonnement des paiements en fonction de l’avancée d’un projet est le paiement en plusieurs échéances. Prenez le temps d’en discuter et de vous mettre d’accord sur un échéancier.

Cette démarche permettra de préserver votre relation commerciale, tout en évitant les factures impayées.

6. Prévoyez des pénalités de retard

La mise en place des pénalités de retard n’est pas une obligation légale, néanmoins elles peuvent dissuader les retards de paiement.

Si vous décidez de les mettre en place, celles-ci doivent figurer dans vos CGV et vos contrats. Par ailleurs le taux doit impérativement être indiqué sur vos factures et aussi sur les acomptes.

Pour information on observe généralement un taux allant de 10 à 12%. Il est conseillé de consulter un avocat sur ce point, si vous ne souhaitez pas le faire, il faut rester cohérent.

7. Proposez le règlement en prélèvement SEPA, par exemple

Rien de plus simple que de garantir le paiement du client si celui-ci vous a retourné son mandat de prélèvement SEPA. Le mandat SEPA est un moyen de paiement automatisé utilisable pour payer des factures récurrentes ou ponctuelles libellées en euros. Il est plus particulièrement adapté aux paiements récurrents.

Vous n’aurez alors plus qu’à procéder au prélèvement à date d’échéance de ses factures.

Le prélèvement SEPA, qu’est-ce que c’est ?

C’est un moyen de paiement en euros pour tous les pays de l’Espace SEPA (Single euro payments area ou espace unique de paiement en euro). Il vous est proposé par vos créanciers pour régler automatiquement vos factures récurrentes ou ponctuelles.

Vous pouvez à votre tour l’utiliser avec vos clients. Ce moyen de paiement est souvent utilisé pour des raisons pratiques et de rapidité.

Vous voilà prêt à signer avec vos futurs clients.

? Cette check-list vous servira dans 100% des cas, car les bons comptes font les bons amis autant que les bonnes relations commerciales !


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